Una carta de autorización corresponde a un documento por escrito que pretende otorgar un permiso para que un tercero realice algún trámite o proceso que no se pueda realizar de forma personal. Hay que tener en cuenta que esta carta de autorización funciona como un documento privado y por tanto no tendrá efectos legales ante ciertos trámites.
¿Para qué tipo de trámites funciona una carta de autorización?
Trámites ante entidades bancarias, trámites académicos, autorización de padre o madre de menor de edad para viajar al exterior, autorización de padres para trabajo de menores, reclamación de medicamentos, reclamación de pago de liquidación o pensión, reclamación de historia clínica, entre otros.
¿Cuáles son los elementos principales que debe contener una carta de autorización?
Mínimamente para que una carta de autorización tenga los efectos que deseamos debe contener:
- Lugar y fecha de redacción de la carta (en lo posible que contenga la fecha exacta del momento de realización del trámite)
- Nombre de la persona natural o de la entidad a quien se dirige la carta.
- Redacción puntual, respetuosa y clara del asunto o trámite que deseamos que realice el tercero a quien autorizamos. (Que incluya el nombre y en lo posible el número de documento de identidad del tercero autorizado.)
- Firma de la persona que redacta la carta, número de documento de identidad, dato de contacto como teléfono y/o correo electrónico.
*Se recomienda que junto con la carta de autorización se anexe una copia del documento de identidad de la persona autorizada, esto para que la carta tenga más validez y/o también se sugiere que la persona autorizada porte su documento de identidad al momento de presentar la carta ya que puede ser solicitado para verificar la identidad del autorizado.
¿La carta de autorización funciona de igual forma que un poder judicial?
No, el poder judicial se emite para realizar actos jurídicos como tal mientras que la carta de autorización se puede utilizar para trámites sencillos de carácter administrativo. El poder judicial necesita la autenticación en una Notaria (firma del notario) mientras que en la carta de autorización basta con la simple firma de quien autoriza.
Es importante tener en cuenta que la carta de autorización tiene una fecha limitada de acuerdo a la indicada en el documento, además solamente servirá para el trámite que se indica en la misma. En cuanto al poder judicial, en ocasiones se redacta de forma general y amplia, es decir, para todo tipo de trámites y sin fecha límite.
Para redactar una carta de autorización no se requiere de tramitadores o mediadores, tampoco es necesario dirigirse a una entidad pública especifica. Recuerde que es un documento privado que puede ser redactado de forma personal simplemente teniendo en cuenta la información mínima anteriormente enunciada.
Ejemplo de una carta de autorización
El siguiente modelo de carta de autorización puede servir como ejemplo o saber cómo hacer una carta de autorización, en algunos casos se podrá cambiar tan solo los datos para que se ajuste a sus necesidades y la descargue en Word e imprima.
Ciudad y fecha (día/mes/año)
Nombre de la persona natural o la entidad a quien va dirigida la carta (si no se conoce se puede poner: “A quien corresponda”)
Cordial saludo,
Por medio de la presente, autorizo al señor XXXXX identificado con cédula de ciudadanía N° XXXXX para que reclame mi historia clínica solicitada el día XXXXX ya que en este momento me encuentro con quebrantos de salud que no permiten reclamarla de forma personal.
Agradezco la atención prestada.
Atentamente,
Firma de quien autoriza
C.C XXXXXX
Dato de contacto (número telefónico y/o correo electrónico)
