Un certificado laboral es un documento que tiene la misión de legitimar o dejar constancia que una persona está prestando o prestó determinado servicio para una empresa a nivel laboral y por ende debe contener unos datos mínimos que soporten la ejecución de su labor.
Emitir un certificado laboral es una obligación que tienen los empleadores cuando el empleado o ex empleado así lo requiera. Para esto la ley en su Código Sustantivo del Trabajo (Art. 57) así lo exige e incluso indica que información mínima debe contener este documento.
¿Qué información debe contener un certificado laboral?
La ley exige que mínimamente contenga estos datos:
- Periodo de tiempo laborado (fecha de ingreso, fecha de retiro o si actualmente trabaja para la empresa)
- Las funciones relevantes y principales que desempeña el empleado en la empresa.
- El tipo de contrato laboral que tuvo o tiene el empleado (termino fijo, término indefinido, obra o labor, etc.)
- Último salario devengado por el empleado.
Hay otra información que es opcional pero que igualmente se recomienda incluir para que el certificado esté aún más completo:
- Fecha de expedición del certificado.
- Nombre, firma y cargo de quien emite el certificado.
- Usar papelería membrete de la empresa.
Es muy importante tener en cuenta que en caso de que un mismo empleado haya tenido diferentes contratos en la misma empresa, es necesario obtener un certificado por cada contrato.
¿En qué casos me puede servir solicitar un certificado laboral?
Un certificado laboral puede ser solicitado por diversas entidades en caso de que quiera realizar ciertos trámites tales como solicitud de créditos (bancarios, de vivienda, de vehículos) o arrendamiento de vivienda o local comercial. Pero también es un documento muy importante en caso de que esté buscando un nuevo empleo. Hay otros motivos no menos importantes como, por ejemplo, como prueba en una demanda laboral o en caso de inconsistencias en los aportes a la seguridad social.
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¿Un certificado laboral funciona como una carta de recomendación?
No, son documentos con funciones diferentes, por tanto, en un certificado laboral no se deben emitir valoraciones subjetivas sobre el desempeño del empleado. De hecho, está prohibido por la ley (Art. 59 del Código Sustantivo del Trabajo, numeral 8) hacer menciones negativas sobre el trabajador que pudieran perjudicarlo.
¿Y si la empresa no quiere entregarme un certificado laboral qué puedo hacer?
Al ser una obligación, el trabajador puede interponer un derecho de petición. En caso de que la respuesta sea negativa podrá interponer una acción de tutela e igualmente puede dirigirse a la Oficina del Trabajo de su Municipio para recibir asesoría e interponer la queja.
También es importante resaltar que en caso de que un empleado falsifique un certificado laboral no importa con cual intención lo haya realizado, es una causal de despido justificada indicada por la ley.
¿Existe algún tiempo determinado para solicitar un certificado laboral luego de terminado el contrato laboral?
La recomendación siempre será solicitarlo en el menor tiempo posible para evitar cambios drásticos en las empresas que puedan generar retrasos o inconvenientes con la emisión del mismo; pero legalmente una persona tiene hasta 10 años después de terminado su contrato para solicitarlo.
En el caso de que una empresa por ejemplo ya no exista y un ex empleado necesite un certificado laboral, deberá remitirse a la Cámara de Comercio donde estuviese registrada la empresa y hacer la solicitud a quien aparezca como liquidador.
¿Si soy un contratista por prestación de servicios puedo exigir un certificado laboral?
No, este documento no puede ser exigible por alguien que sea prestador de servicios pues no existe la relación laboral que la ley exige. En este caso si bien el contratista puede solicitarlo, el contratante no está en la obligación de emitirlo.
Ejemplo de un modelo de certificado laboral para descargar
A continuación, se presenta un modelo de certificado laboral, que puede servir de guía para saber cómo hacer un certificado propio.
A quien sea de su interés
El señor XXXXX identificado con cédula de ciudadanía N° XXXX prestó sus servicios como (nombre del cargo) para la empresa XXXXXX entre las fechas XXXX hasta XXXXX por medio de un contrato a término fijo y cuyo último salario devengado fue de $ XXXXX. Las funciones que ejerció el señor XXXX en nuestra empresa correspondieron a:
(Enumerar y explicar brevemente las funciones)
Para constancia se firma en la ciudad XXXX a fecha XXXXX
Cordialmente,
Firma de la persona que redactó el Certificado
Número de identificación
Teléfono de contacto y/o correo electrónico.
