La redacción de un oficio se realiza cuando se quiere comunicar una información de carácter oficial a determinada persona o grupo de personas y se caracteriza por tener una estructura o protocolo preestablecido además de utilizar un lenguaje más formal que otro tipo de comunicados.
¿Para qué ocasiones es utilizado el oficio?
Por lo general los oficios son utilizados por las instituciones públicas o privadas ante eventos o situaciones internas que suceden en las instituciones tales como agradecimientos, invitaciones, felicitaciones, respuestas, entre otros. Este tipo de comunicación es más conocido como oficios interiores.
También son utilizados para dar respuestas o emitir alguna comunicación de forma externa a otras entidades o a su público objetivo. Estos son conocidos como oficios exteriores.
Igualmente, son conocidos los oficios múltiples como aquellos que contienen información para un número plural de personas y los oficios directos que van dirigidos a una persona o entidad especifica.
Mire como se debe redactar una carta de referencia personal con ejemplo.
¿Qué información se debe incluir al redactar un oficio?
Como cualquier tipo de comunicación por escrita, los oficios deben ser redactados de acuerdo a los intereses por comunicar, pero encontramos elementos básicos que este tipo de comunicación debería contener en general:
- Lugar y fecha de redacción del oficio (se recomienda que la fecha concuerde de forma precisa con los hechos a comunicar)
- Nombre completo de la persona o entidad a quien va dirigido el oficio. En el caso que sea un oficio múltiple se recomienda usar un nombre que todos los interesados puedan identificar.
- Número de radicado (al ser un documento oficial es importante que tenga un consecutivo dentro de los documentos emitidos por la entidad)
- Asunto (enunciado breve sobre lo cual tratará el oficio)
- Redacción del mensaje por comunicar de forma clara, directa y precisa, que no se preste a confusiones por parte del público a quien va dirigido.
- Firma de quien emite el oficio con su respectivo cargo.
- *Anexos (en caso de que sea necesario respaldar la información emitida)
- *Número de copias (en caso de que sea un oficio múltiple)
Se recomienda que la redacción del oficio sea hecha en papel membrete y en lo posible que contenga el sello de la entidad emisora.
El oficio es una comunicación puntual que no debería superar las dos páginas de contenido.
También se sugiere tener cuidado con el uso de palabras técnicas o vocablos, con el fin que la comunicación pueda ser comprensible para todas aquellas personas a quien va dirigido el oficio.
Ejemplo de cómo redactar un oficio
Lugar y fecha (día/mes/año)
Oficio N° XXXXX (radicado)
Asunto: suspensión de atención al público
A nuestro público en general
Le informamos a toda la comunidad que por motivos de reparación en nuestro sistema de acueducto, no prestaremos servicio de atención de forma personal los días XXXXX. Para su comodidad, habilitaremos las líneas telefónicas XXXXX y el correo electrónico XXXX para atender todas las inquietudes o dar respuesta a los trámites que tengan pendientes.
Agradecemos su paciencia y colaboración.
Atentamente,
Firma del encargado
Cargo
Una (1) copia a la Secretaria Distrital de Salud
