La cuenta de cobro es un documento que sirve para solicitar un pago por la prestación de un servicio en los casos que no es obligatorio emitir una factura al no ser responsables de IVA. Esto de acuerdo a lo emitido por el Estatuto Tributario, el cual indica que “las personas naturales que vendan bienes o servicios, pero que no sean responsables del IVA, no están obligadas a expedir facturas de venta ni documentos equivalentes a factura de venta mientras se encuentren en el régimen ordinario del impuesto sobre la renta”
¿Cuáles son los datos mínimos que debe contener una cuenta de cobro?
Si bien la cuenta de cobro no está regulada por la ley como tal, la costumbre indica que para que una cuenta de cobro tenga validez al momento de cobrar una suma de dinero debería contener la siguiente información:
- Fecha de emisión.
- Nombre y documento de identidad de quien emite el documento.
- Nombre y documento de identidad a quien se dirige el documento.
- Valor por cobrar exacto (en números y letras).
- Concepto o motivo por el cual se adeuda el valor y fecha de la prestación del servicio.
- Datos de la cuenta bancaria para consignar el dinero solicitado en el documento o forma de pago (si el pago es en efectivo o de otra forma).
- Firma de quien emite el documento y datos de contacto.
- Adjuntar una copia del RUT de la persona que emite la cuenta de cobro es opcional, pero en la medida de lo posible hacerlo, ya que respalda los datos allí consignados.
¿Una cuenta de cobro me sirve como documento probatorio en caso de que necesite realizar un cobro judicial?
Una cuenta de cobro por si sola es un documento enunciativo y por ende no presta mérito ejecutivo, esto significa que al no contener la firma de quien adeuda el valor cobrado, no servirá como un documento de prueba en caso de solicitar un cobro por vías jurídicas. Por ello es necesario que como respaldo, exista un contrato previo u otro documento que certifique la prestación de un servicio y el valor a pagar exigido en la cuenta de cobro.
¿Existe un modelo o formato predeterminado de cuenta de cobro?
Realmente las cuentas de cobro se hacen a la medida de quien cobra por un servicio prestado; lo más importante es que los datos básicos mencionados anteriormente sean incluidos para que no existan errores en la forma de pago, valor y a quien se hace el pago solicitado.
En el siguiente enlace podrá encontrar como readactar un oficio.
Cuenta de cobro formato o ejemplo
A continuación, se presenta un modelo de cuenta de cobro, que podrá descargar y editar a su conveniencia.
Fecha de emisión de la cuenta de cobro día/mes/año
Nombre de la persona natural o jurídica que debe pagar
Número de identificación (cédula de ciudadanía o NIT)
DEBE A
Nombre de la persona que prestó el servicio
Número de identificación
LA SUMA DE: valor exacto por cobrar en números y letras
POR CONCEPTO: descripción del servicio por el cual se cobra incluyendo la fecha de prestación del servicio.
Consignar en cuenta (ahorros/corriente) N° xxxxxxx de (nombre del establecimiento bancario) o solicito pago en efectivo
Firma de quien emite el documento
Número de identificación
Número telefónico
*Recuerde que el formato de cuenta de cobro no es un documento fiscal reconocido por entidades como la DIAN y que para caso tal, debe contar con un documento soporte exigido así por el Estatuto Tributario. Si desea más información al respecto puede consultar el artículo 616-1 el estatuto tributario.
